Müssen alle Belege direkt mit der Einkommensteuererklärung eingereicht werden und wie sollte meine Steuererklärung aufbereitet sein!

Alles auf einem Blick!

Eine Steuererklärung einzureichen, ohne einen einzigen Beleg beifügen zu müssen - das klingt angenehm einfach und ist im Prinzip auch möglich. Es gibt jedoch einige Dinge, die Sie trotz des vereinfachten Verfahrens beachten sollten. Einen groben Überblick über einige wesentliche Aspekte finden Sie im Folgenden.

Welche Regelung gilt seit 2017?

Seit 2017 gilt das Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens.

In dessen Folge sind Steuerzahler nun nicht mehr dazu verpflichtet, sämtliche Nachweise und Belege dem Finanzamt vorzulegen. Es genügt, die entsprechenden Dokumente aufzubewahren, sodass sie vorgezeigt werden können, sollte das Finanzamt die Belege anfordert.

Es gibt jedoch Ausnahmefälle, in welchen die Steuerzahler verpflichtet sind, die Nachweise zusammen mit ihrer Steuererklärung einzureichen. Das gilt ohne Weiteres, wenn in den Vordrucken explizit darauf hingewiesen wird.

Belege, die nach wie vor eingereicht werden müssen, sind beispielsweise jene für Spenden in Höhe von mehr als 200 Euro im Jahr oder für die erstmalige Beantragung des Pauschalbetrages für Behinderte.

Welche Belege müssen aufbewahrt werden?

Für den Fall, dass das Finanzamt Fragen oder direkt Belege verlangt, sollten Sie die entsprechenden Dokumente stets griffbereit haben. Das sind beispielsweise Bescheinigungen über Lohnersatzleistungen (wie Elterngeld, Arbeitslosengeld oder Kurzarbeitergeld), die von der jeweils zuständigen Behörde gezahlt werden.

Auch Steuerbescheinigungen über Zinsabschläge oder über die Kapitalertragssteuer gehören zu den wichtigen Belegen, die jede Bank automatisch verschickt, sei es per Post oder als Online-Dokument. Außergewöhnliche Belastungen bedürfen ebenfalls eines Belegs.

Darunter versteht man zum Beispiel Beerdigungskosten, Unterhaltskosten oder die Kosten für ein Pflegeheim. Weitere Belege sind Spendenbescheinigungen, Nachweise der Unterhaltsbedürftigkeit, Studienbescheinigungen, Bescheinigungen über geleistete Altersvorsorgebeiträge und noch viele mehr.

Wie lange müssen die Belege aufbewahrt werden?

Einige Belege haben den Vorteil, dass Versicherungsträger und Arbeitgeber sie automatisch an das Finanzamt schicken. Dazu zählen die jährliche Lohnsteuerbescheinigung, Belege zur Rürup- und Riester-Rente, Rentenbezugsmitteilungen oder Bescheinigungen der Krankenversicherung.

Andere Belege muss der Steuerzahler selbst bereithalten. Dabei gibt es verschiedene Aufbewahrungsfristen. Quittungen oder Handwerkerrechnungen sind 2 Jahre lang aufzubewahren und Bankunterlagen 3 Jahre lang.

Diese kurzen Aufbewahrungsfristen gelten jedoch nicht für Großverdiener, die mindestens 500.000 Euro im Jahr verdienen. Diese Personen müssen all ihre steuerlich bedeutsamen Unterlagen 6 Jahre lang aufbewahren. Ärztliche Unterlagen und Rentendokumente müssen von jedem Steuerzahler ein ganzes Leben lang aufgehoben werden.

Wie arbeitet das Finanzamt?

Dass Steuerzahler heute nicht mehr all ihre Belege an das Finanzamt schicken müssen, stellt eine große Vereinfachung dar. Gleiches gilt für die Finanzbeamten, die diese Belege nicht mehr einzeln prüfen müssen. Computern kommt stattdessen in erster Linie die Aufgabe zu, die Steuererklärungen zu checken.

Dies hat den Prozess beschleunigt, der sich für den Steuerzahler in Form eines schneller eingehenden Steuerbescheides bzw. Kontoeingangs rechnet.

Dass es nicht mehr die Regel ist, dass das Finanzamt alle Belege prüft, heißt jedoch nicht, dass es keine Mittel hätte, Ungereimtheiten in den Steuererklärungen auf den Grund zu gehen.

Dies funktioniert mithilfe eines elektronischen Risikomanagementsystems, das die Angaben auf ihre Plausibilität hin prüft. Werden beispielsweise erstmalig neue Kosten geltend gemacht oder gibt es deutliche Abweichungen zu den Ausgaben des Vorjahres, fällt das dem Computer auf.

In solch einem Fall liegt es dann nahe, dass Finanzbeamte die entsprechenden Einkommensteuererklärung Belege anfordern. Um den Prozess zu verkürzen, bietet es sich an, Belege gleich mitzuschicken, die höchstwahrscheinlich angefordert werden würden.

Welche Fälle zur manuellen Prüfung weitergereicht werden, hängt auch von der Risikoklasse ab, in die die Steuerzahler eingeteilt werden.

Personen, deren Steuererklärung schon mehrmals aufgefallen ist, und solche, die längere Zeit im Ausland waren, fallen in Klasse eins.

Bei dieser Gruppe ist es am wahrscheinlichsten, dass das Computerprogramm die Prüfung der Belege nahelegt. Steuerzahler mit eher kleinen Verstößen finden sich in Risikoklasse zwei wieder, während Personen ohne Auffälligkeiten zur Klasse drei gehören.

Bei ihnen ist es am unwahrscheinlichsten, dass ihre Belege für die Einkommensteuererklärung angefordert werden.

Nutzen Sie die Plausibilitätsprüfung

Wie bereits erwähnt hängt eine nähere Prüfung ihrer Steuererklärung davon ab wie plausibel diese ist und wie gut diese aufbereitet ist. Daher ist allgemein zu empfehlen sich dabei helfen zu lassen.

Lohnsteuerhilfevereine beispielsweise können mithilfe einer Plausibilitätsprüfung sehr schnell feststellen, wie es um Ihre Steuererklärung steht und gegebenenfalls bei der Überarbeitung helfen. Sollte alles passen haben Sie nichts zu befürchten, ansonsten können Sie die Hilfe in Anspruch nehmen.

Die neue Regelung nimmt dem Steuerzahler zwar sehr viel Mühen ab, erspart ihm Zeit, Kopier- und Portokosten. Doch ob die gemachten Angaben dem Finanzamt auch ausreichen, oder ob es noch einmal die Einkommensteuererklärung Belege sehen möchte, ist für den Laien schwer einzuschätzen.

Wenn Sie weiterführende Informationen wünschen, sollten Sie mit uns Kontakt aufnehmen.

Oder lesen Sie im Artikel “Hat das Finanzamt immer recht?” wie das Finanzamt für gewöhnlich vorgeht!